企業(yè)郵箱的采用，毋庸置疑，大大的提高了企業(yè)的辦公效率。而且，企業(yè)采用同一的郵件地址后綴名，對(duì)于選擇企業(yè)也提到一定的作用。但是，由于企業(yè)郵箱缺乏有效的管理控制，使得很多企業(yè)的機(jī)密信息隨著企業(yè)的郵箱傳遞出去了。所以，企業(yè)在享受郵箱給辦公自動(dòng)化帶來(lái)的成果時(shí)，也要十分關(guān)注電子郵件后面隱藏著的巨大風(fēng)險(xiǎn)。 

對(duì)于企業(yè)郵箱服務(wù)器的安全，天下數(shù)據(jù)小編有如下建議。 

一、若企業(yè)有自己的內(nèi)部郵箱服務(wù)器的話，則全面禁止外部郵箱。 

現(xiàn)在很多企業(yè)已經(jīng)不滿足于用信息服務(wù)器商所提供的郵箱，一方面，他們提供的郵箱企業(yè)管理起來(lái)不方便，靈活性不高；另一方面，企業(yè)可能出于種種的限制，而無(wú)法使用自己稱心如意的后綴名。所以，不少企業(yè)就自己部屬郵件服務(wù)器。還好，這不是一門很難的技術(shù)，很多企業(yè)現(xiàn)在正在使用它。 

采用自己的郵箱服務(wù)器的話，有如下好處。 

1.可以采用企業(yè)自己想要的后綴名。

一般情況下，企業(yè)希望自己郵件的后綴名能夠跟自己企業(yè)網(wǎng)站的地址類似，如此的話，就可以在發(fā)送郵件的同時(shí)，選擇自己企業(yè)的網(wǎng)站。這對(duì)于提高企業(yè)的知名度是非常有用的。但是，可惜的是，ISP服務(wù)商有時(shí)候，出于種種考慮，無(wú)法一一滿足企業(yè)的這種需求。 

2.若采用自己的內(nèi)部郵箱的話，企業(yè)比較具有控制權(quán)。

如可以先在企業(yè)內(nèi)部的用戶，只能在內(nèi)部之間利用郵件傳輸文件，而無(wú)法跟外部的郵箱進(jìn)行溝通等等安全策略。隨著，企業(yè)對(duì)于信息安全越來(lái)越重視，這個(gè)安全策略就變得越來(lái)越重要。 

3.可以避免一些不需要的廣告，提高客戶滿意度。

現(xiàn)在如果利用ISP提供的免費(fèi)郵箱作為企業(yè)的辦公電子郵箱的話，有一個(gè)非�，F(xiàn)實(shí)的問(wèn)題，就是ISP在電子郵件轉(zhuǎn)發(fā)的過(guò)程中，很多都會(huì)在郵件正文的末尾加上廣告。這種郵件發(fā)送給客戶的話，就很可能會(huì)引起他們的反感。畢竟，任何人在不經(jīng)允許的情況下，收到廣告沒(méi)有一個(gè)人會(huì)有好心情。 

基于以上種種原因，越來(lái)越多的企業(yè)開(kāi)始部署自己的郵箱服務(wù)器。 

所以，在這種大背景下，天下數(shù)據(jù)小編的第一個(gè)建議就是全面禁止外部郵箱。也就是說(shuō)，在企業(yè)內(nèi)部，發(fā)送的所有郵件，都需要通過(guò)企業(yè)提供的郵箱服務(wù)器進(jìn)行發(fā)送，而不能再通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)上的郵箱進(jìn)行發(fā)送電子郵件。為什么呢？這主要是為了以下幾個(gè)安全策略所服務(wù)的。只有全面禁止外部郵箱，才能夠在企業(yè)的郵箱服務(wù)器上采取一些安全控制策略，如對(duì)郵件進(jìn)行追蹤等等。 

一般情況下，網(wǎng)絡(luò)管理員可以通過(guò)訪問(wèn)控制列表或者防火墻來(lái)實(shí)現(xiàn)這個(gè)需求。如可以在訪問(wèn)控制列表中，通過(guò)協(xié)議或者端口來(lái)靈活的控制內(nèi)部用戶跟外部的郵箱服務(wù)器之間的聯(lián)系。 

二、自己郵箱服務(wù)器，在有必要的時(shí)候?qū)τ卩]件進(jìn)行追蹤。 

對(duì)于企業(yè)員工發(fā)送的每封郵件進(jìn)行追蹤，這雖然是一個(gè)比較笨的方法，但確是一種很有效的方法。據(jù)天下數(shù)據(jù)小編所知，就有很多人栽在這里。 

如天下數(shù)據(jù)小編認(rèn)識(shí)一家為客戶提供管理咨詢的企業(yè)，他們要求，在工作期間，內(nèi)部員工不能再任何情況下，把客戶的情況提供給任何的外部人員。但是，他們公司有一名員工卻違反了這個(gè)規(guī)則。在未經(jīng)授權(quán)的情況下，把他們客戶的一些情況通過(guò)郵件泄露給了第三方。雖然泄露出去的資料無(wú)法挽回，但是，網(wǎng)絡(luò)管理員還是通過(guò)郵件追蹤，發(fā)現(xiàn)了這名員工的違規(guī)行為。企業(yè)馬上把他除名了。 

其實(shí)，類似的情況很多。如有的員工，把企業(yè)的郵箱當(dāng)作文件中轉(zhuǎn)站，把一些大容量的附件，如照片等等都放在郵箱服務(wù)器上，占用了寶貴的郵箱空間。再如，有的員工把自己企業(yè)的工資表等信息發(fā)送給自己的朋友，使得企業(yè)的工資待遇外泄。更有甚者，把企業(yè)的客戶信息發(fā)送給競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手，從而從中牟利。這些違規(guī)情況，在企業(yè)中可以說(shuō)是屢見(jiàn)不鮮。而郵箱服務(wù)器則為他們提供一個(gè)很好的作案工具。 

天下數(shù)據(jù)小編認(rèn)為，通過(guò)電子郵件追蹤的話，雖然不能夠從根本上解決這些問(wèn)題，但是，可以在事后及時(shí)的發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，對(duì)于采取彌補(bǔ)措施爭(zhēng)取時(shí)間；而且，發(fā)現(xiàn)一個(gè)處理一個(gè)，也有敲山震虎的作用的。再怎么說(shuō)，總比放任不管的好。 

一般來(lái)說(shuō)，現(xiàn)在企業(yè)常用的有兩種郵件追蹤的方法。 

第一種方法，是專門采用一些網(wǎng)絡(luò)監(jiān)聽(tīng)工具，如現(xiàn)在很多軟件公司，提供了一種叫做“網(wǎng)絡(luò)管家”的軟件。通過(guò)這種軟件，可以實(shí)時(shí)的監(jiān)控企業(yè)內(nèi)部員工跟互聯(lián)網(wǎng)通信的內(nèi)容，除了電子郵件以外，還包括即時(shí)通信工具、網(wǎng)頁(yè)等等。這是一個(gè)比較綜合性的網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控工具。當(dāng)然，企業(yè)要使它的話，也需要支出一筆可觀的軟件費(fèi)用。 

第二種方法是針對(duì)企業(yè)采取了內(nèi)部郵箱服務(wù)器來(lái)說(shuō)的�；�本的解決思路就是，對(duì)于企業(yè)發(fā)送或者接收的每封郵件，都自動(dòng)備份到一個(gè)特定的文件夾，或者自動(dòng)轉(zhuǎn)發(fā)給一個(gè)特定的郵件地址。然后，相關(guān)稽核人員就定時(shí)的在那邊查看郵件，看看是否有一些機(jī)密的文件信息，員工違規(guī)的發(fā)給其他人員。 

對(duì)于內(nèi)部郵件追蹤的話題，天下數(shù)據(jù)小編還要嘮叨幾句。 

1.是在沒(méi)有必要的情況下，不需要對(duì)所有的員工進(jìn)行郵件監(jiān)控。畢竟郵件監(jiān)控需要花費(fèi)比較大的精力，而且，對(duì)于郵箱服務(wù)器來(lái)說(shuō)，對(duì)于每封郵件都進(jìn)行轉(zhuǎn)發(fā)或者備份的話，也比較花費(fèi)郵箱服務(wù)器的資源。 

2.是在事先最好能夠讓員工知道郵件監(jiān)控的存在，如此的話，可以給他們一個(gè)警示的作用。畢竟，我們采用郵箱監(jiān)控的話，目的在于限制企業(yè)員工把一些機(jī)密信息泄露出去，給企業(yè)造成損失；而不是在窺視企業(yè)員工的隱私。在員工上崗時(shí)就讓他們明白郵件監(jiān)控的存在，可以讓他們對(duì)自己的行為比較自律。 

3.是若采用郵箱服務(wù)器監(jiān)控的話，最好就是全面禁止外部郵箱，除非你采用了諸如網(wǎng)絡(luò)管家之類的網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控軟件。如果你是在郵箱服務(wù)器實(shí)現(xiàn)郵件監(jiān)控的，那么，你就必須禁止企業(yè)用外面的郵箱服務(wù)器發(fā)送郵件，否則的話，這個(gè)追蹤策略就會(huì)失去意義，企業(yè)員工可以方便的采用互聯(lián)網(wǎng)上的郵箱服務(wù)器來(lái)發(fā)送郵件，而繞過(guò)這個(gè)管理策略。 

三、在有必要的情況下，內(nèi)部員工的郵箱不能發(fā)送到外網(wǎng)。 

若以上第二種方法是一種事后追蹤的策略的話，那么，“內(nèi)部員工的郵箱不能發(fā)送到外網(wǎng)”則是一種比較根治的方法。對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，不是所有的員工都需要直接跟外部利用郵件進(jìn)行溝通的。 

如某集團(tuán)下面分屬的一家子公司，他們的研發(fā)部門的機(jī)密性非常的高，企業(yè)對(duì)于這個(gè)部門的文件往來(lái)非常的關(guān)注，采取了一切可以采取的措施，來(lái)確保這個(gè)部門文件的安全性。其中對(duì)于郵件來(lái)說(shuō)，就采取了很多限制策略。其中有一條，就是員工在一般情況下，郵件之能夠在內(nèi)部員工之間進(jìn)行轉(zhuǎn)發(fā)，而不能直接跟外部的郵箱服務(wù)器進(jìn)行交流。如此的話，即可以最大程度的限制研發(fā)部門的員工利用郵箱把一些產(chǎn)品研發(fā)的文件發(fā)送出去，給企業(yè)帶來(lái)不可挽回的損失。若確實(shí)需要跟外部發(fā)送郵件的話，則之能把郵件發(fā)送給部門經(jīng)理，然后部門經(jīng)理審核無(wú)誤后，再進(jìn)行轉(zhuǎn)發(fā)。如此的話，雖然效率降低了一點(diǎn)，但是畢竟提高了電子郵件的安全性。有時(shí)候，安全與效率往往無(wú)法兼得，必須在兩個(gè)之間尋到一個(gè)均衡點(diǎn)。 

其實(shí)，企業(yè)的很大一部分員工，如一般的行政人員，生產(chǎn)管理人員，倉(cāng)庫(kù)管理人員，一般都不需要直接跟外部發(fā)送郵件，只需要內(nèi)部員工之間的郵件轉(zhuǎn)發(fā)即可。為他們?nèi)糸_(kāi)通外部郵箱通信功能的話，則會(huì)加大企業(yè)郵件的安全風(fēng)險(xiǎn)，而且，也會(huì)加重郵箱服務(wù)器的負(fù)擔(dān)。所以，在沒(méi)有特殊的情況下，可以把這些員工的郵箱服務(wù)器，設(shè)置一些限制策略，如只允許內(nèi)部員工之間的郵件轉(zhuǎn)發(fā)，而不能發(fā)送或者接收來(lái)自于企業(yè)外部的郵件。 

要實(shí)現(xiàn)這種控制，其實(shí)也是比較簡(jiǎn)單的。如企業(yè)自己部屬郵箱服務(wù)器的話，實(shí)現(xiàn)起來(lái)就非常的方便。在這個(gè)郵箱服務(wù)器中，有一個(gè)收件人管理策略。在這個(gè)策略中，可以實(shí)現(xiàn)那些用戶之能夠在域內(nèi)進(jìn)行郵件的轉(zhuǎn)發(fā)；而哪些郵件地址又可以接收外部的郵件地址發(fā)送過(guò)來(lái)的郵件，或者向他們發(fā)送郵件。規(guī)則設(shè)置好之后，對(duì)于用戶來(lái)說(shuō)都是透明的。如此的話，在提高安全性的同時(shí)，也不會(huì)對(duì)他們的工作帶來(lái)什么影響。

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